接待准备
作为东道主的商务人员或单位,应当在接待客人之前做好以下准备工作。
(一)了解客人信息
在接待客人之前,首先应了解接待对象的基本情况,尤其是客人的个人简况(如姓名、性别、单位、职务、年龄等)、来访人数、抵达时间和地点,以便妥善安排下一步工作(如交通工具、食宿等)。必要时,还应了解客人的民族、宗教信仰、学历、偏好、健康状况、婚姻状况等信息。
(二)确定接待规格
即根据来访客人的身份、来访目的及其与我方的关系,安排接待人员的级别。一般情况下,接待人员中主要陪同人员(以下简称“主陪”)的级别应当与来访客人中主宾的级别相当。但在特殊情况下,主陪的级别应按如下规则安排:
①上级领导来调查研究或视察工作、来访客人来参观或学习等情况下,主陪的级别低于主宾的级别。
②上级领导派工作人员来了解情况或传达意见、同级单位派工作人员来商谈重要事宜、社会知名人士或先进人士来访等情况下,主陪的级别高于主宾的级别,以表示对来访客人的高度重视。
(三)拟定接待日程
详细地拟定接待活动日程,日程安排的主要内容包括以下几个方面:①迎接客人的时间、地点和人员:②会客的时间、地点和人员:③宴请的时间、地点和人员:④娱乐活动的时间、地点和陪同人员:⑤客人住宿的地点、房间标准等。接待日程的安排应当尽量满足客人的要求。
(四)布置接待场所
按照整洁、美观、大方的风格要求布置接待场所,具体内容包括以下几个方面:
①打扫室内卫生,保证地面、桌椅、窗户洁净且无异味:
②调节室内光源(自然光源最佳)、温度(22.5℃左右)和湿度(50%左右):
③在室内或走廊铺设地毯,并摆放绿色植物和鲜花:
④准备接待场所所需的相关物品,如茶具、茶叶、茶水饮料、烟灰缸、纸巾、便签纸、笔、音响器材、麦克等;
⑤在室内、室外醒目的位置上挂上欢迎类标语。
(五)安排接待人员
安排接待工作各个环节所需的人员,具体包括车站或机场的迎送人员、参与会见或洽谈的人员、住宿和餐饮的处理人员、交通安排人员、娱乐陪同人员等。