第五章 会计凭证
第三节 记账凭证的填制和审核
一、记账凭证的基本内容
记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证进行归类、整理，并确定会计分深而编制的凭证，是直接登账的依据。由于原始凭证只表明经济业务的具体内年，不能反映其归类的会计科目和记账方向，不能据以直接入账，而且原始凭证多种多样，其然式、大小也不尽相同。为了做到分类反映经济业务的内容，必须按会计核算方法的要求，将其归类、整理后，编制记账凭证，指明应记人的账户名称以及应借、应贷方向和金额。
（一）记账凭证与原始凭证的区别
记账凭证和原始凭证同属于会计凭证，但二者在填制方面存在着以下区别：
（1)原始凭证是由经办人员填制的，记账凭证一律由会计人员填制；
（2）原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制的，记账凭证是根据审核后的原始凭证填制的；
（3）原始凭证仅用于记录、证明经济业务已经发生或完成，记账凭证要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理；
（4）原始凭证是填制记账凭证的依据，记账凭证是登记账簿的依据。
（二）记账凭证的基本内容
记账凭证主要是将经济信息转换成会计信息，是对经济业务进行分类核算的凭证。它可以根据每项经济业务编制，即根据每项经济业务的原始凭证编制；也可以感据若干同类经济业务编制，即根据同类原始凭证汇总编制。记账凭证有多种形式，但作为确定会计分录和进行款项收付、账簿记录的依据，必须反映经济业务归类核算的项目、填制依据以及有关人员的责任，所以，记账凭证应具备以下基本内容：
（1）记账凭证的名称；
（2）填制单位的名称；
（3）填制凭证的日期和编号；
（4）经济业务的内容摘要；
（5）会计科目（包括一级、二级和明细科目）的名称、记账方向和金额；
（6）所附原始凭证的张数；
（7）制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。
二、记账凭证的填制
（一）专用记账凭证的填制
1.收款凭证的填制方法
收款凭证是用来记录货币资金收款业务的凭证，它是由会计人员根据审核无误的原始凭证收款后填制的。
【例5-1】悦兴工厂2008年3月8日收到银行的收账通知单，得知上月销售给乐成公司一批A产品的货款已收到，总计金额58000元。这项经济业务的发生，可以根据银行的收账通知单编制银行存款收款凭证，如表59所示。在借贷记账法下，在收款凭证左上方所填列的借方科目，应是“库存现金”或“银行存款”科目；在凭证内所反映的贷方科目，应填列与“库存现金”或“银行存款”相对应的总账科目和所属明细科目；“摘要”栏填列经济业务的简要说明，“金额”栏填列该业务实际发生的数额；在凭证的右侧填写所附原始凭证张数，相关经手人员都要签名或盖章。审核无误的收款凭证可据以登记银行存款日记账和库存现金日记账，以及其他相关的总账和明细账，在登记入账后，在“过账”栏打上“√”，表示已入账，以免重记、漏记。
2.付款凭证的填制方法
付款凭证是用来记录货币资金付款业务的凭证，它是由会计人员根据审核无误的原始凭证付款后填制的。
【例52】悦兴工厂2008年3月18日以现金支付购买甲材料的运费2000元。这项经济业务的发生，可以根据运输部门开具的运费发票编制银行存款付款案证，如表5-10所示。在借贷记账法下，在付款凭证左上方所填列的贷方科目，应是“库存现金”或“银行存款”科目；在凭证内所反映的借方科目，应填列与“库存现金”或“银行存款”相对应的总账科目和所属明细科目；“摘要”栏填列经济业务的简要说明，“金额”栏填列该业务实际发生的数额；在凭证的右侧填写所附原始凭证张数，相关经手人员都要签名或盖章。审核无误的收款凭证可据以登记银行存款日记账和库存现金日记账，以及其他相关的总账和明细账，在登记入账后，在“过账”栏打上“、√”，表示已人账，以免重记、漏记。为了避免重复记账，涉及库存现金和银行存款之间的划转业务时，一般只填制付款凭证，不填制收款凭证。例5-3就是将现金存入银行的业务，只填制库存现金付款凭证。
【例5-3】2008年3月20日，悦兴公司将超出库存现金限额的38000元现金存人银行存款账户。这项经济业务的发生，可以根据送存现金的现金存款单编制库存现金付款凭证，如表5-11所示。
企业从银行提取现金时，也是只填制银行存款的付款凭证，不填制收款凭证。出纳人员对于已经收讫的收款凭证和已经付讫的付款凭证及所附的原始凭证，都需加盖“收讫”和“付讫”的戳记，以免重收、重付，防止差错。
3.转账凭证的填制方法
转账凭证是用于记录与货币资金收付无关的转账业务的凭证，它是由会计人员根据审核无误的转账业务原始凭证填制的。
【例54】2008年3月21日，一车间领用一批甲材料，用于生产A产品。该批甲材养数量为500t，单价为100元，总计50000元。这项经济业务的发生，可以根据领料时的有关原始凭证填列转账凭证。在借贷记账法下，将经济业务所涉及的总账科目及明细科目全部填列在凭证内，借方科目在先，贷方科目在后，将各会计科目所记应借、应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内，借、贷方金额合计数应该相等。制单人应在填制凭证后签名盖章，并在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。
（二）通用记账凭证的填制部分中、小型企业单位为了简化核算，经常采用通过记账凭证。通用记账凭证的格式与转账凭证基本相同，填列方法也基本一致。
【例5-5】2008年3月24日，采购员张某出差回来报销差旅费280元，退回20元现金。这项经济业务，可以根据张某报销时依据的有关票据，如车船票、住宿票、餐饮票等，填列记账凭证，如表5-13所示。在会计实务中，为了简化登记总分类账的手续，还可以把反映同类经济业务或多类经济业务的记账凭证汇总编制成汇总记账凭证或科目汇总表等。汇总记账凭证及科目汇总表的编制方法，将在后面第八章《会计账务处理程序》中专门介绍。
（三）记账凭证填制的具体要求
1.以审核无误的原始凭证为依据
对经济业务发生后取得或填制的原始凭证必须进行认真严格的检查、审核，经确认其内容真实、准确无误后，方可依此填制相应的记账凭证。填制记账凭证，可以根据每一份原始凭证单独填制，也可以根据同类经济业务的多份原始凭证汇总填制，还可以根据汇总的原始凭证填制。为了简化记账凭证的填制手续，对于转账业务，也可以用自制的原始凭证或汇总原始凭证来代替记账凭证，但必须在凭证中加列会计分录。应当指出，不同类型业务的原始凭证，不能混同编制一份记账凭证。
2.记账凭证的内容填写要完整
记账凭证的“摘要”栏既是对经济业务的简要说明，又是登记账簿的重要依据，演写内容要真实、简明扼要，正确表达经济业务的主要内容，不可漏填或错填。按照统一规定的会计科目正确填写会计分录，有关的二级或明细科目都要填写齐全，不得任意简化或变动，不得用会计科目戳记代替书写，也不得只写科目编号、不写科目名称；准确填写会计科目应借、应贷的方向以及各自的金额，行次、栏次的内容要对应明确，“金额”栏要按要求填写至“分”，金额合计要计算准确，并保持借方与章方之间的平衡。
记账凭证填制经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数子业空行处至合计数上的空行处划线注销。如果在填制记账凭证时发生错误，应当真填制，并将错误凭证作废或撕毁。在记账凭证的右边相关位置，还必须注明所附原始凭证的张数，并将有天原。证整理后，附在该记账凭证后面，表明其所依据的有关资料。除结账和更正错误此账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。
3、记账凭证的日期要准确
记账凭证日期的填写要结合所依据的原始凭证，还要考虑具体记录的经济业务的特殊性。收、付款凭证应按货市资金收付的日期填写，转账凭证原则上应按收到原格凭证的日期填写。如果一份转账凭证依据不同日期的某类原始凭证填制时，可按填制凭证日期填写。在月终时，有些转账业务要等到下月初方可填制转账凭证，也必须按月末的日期填写。
4.记账凭证的编号要合理
记账凭证在一个月内必须连续编号，以便查考。根据所采用的记账凭证的格式，采用不同的编号方法。如果采用统一格式的通用记账凭证，凭证的编号可按经济业务的发展，采用“顺序编号法”，即按月统一编顺序号。如果记账凭证采用收款、付款、转账三种凭证格式，则应当采用“字号编号法”，即将不同类型的记账凭证用字号加以区别，如按照现金收款凭证、现金付款凭证、银行存款收款凭证、银行存款付款凭证、转账凭证，分别编制现收字×号、现付字×号、银收字×号、银付字×号、转字×号五种凭证编号，以上五种凭证编号要分别按字号编顺序号，还要按照经济业务发生的次序统一按月份编总字号。如果一笔经济业务需要填制多张记账凭证，则还需要采取“分数编号法”。例如，某企业某日发生第24笔转账业务，该业务所涉及的会计科目需要填制三张转账凭证，则三张转账凭证的编号依次为：转字第241/3号（第一张凭证）、转字第242/3号（第二张凭证)、转字第243/3号（第三张凭证）。其中，分母代表该笔经济业务填制记账凭证的总张数，分子代表其中的第几张凭证，前面的整数则表示凭证的顺序号。这里应注意，对于这几张记录同一笔经济业务的记账凭证而言，如果这笔经济业务是依据一张原始凭证反映的，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明其原始凭证附在哪张记账凭证之后，以便查阅。
5.项目齐全，责任明确
记账凭证填制完毕后，应进行复核与审查，看其所有内容是否填制齐全，并按所使用的记账方法进行试算平衡。填制人员、审核人员、记账人员和会计主管都要在凭证上签字、盖章。出纳人员收付款项后据以填制的收款凭证和付款凭证上，还要加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收、重付。记账凭证应当及时传递，不得积压，传递程序应当科学合理。
三、记账凭证的审核
记账凭证是登记账簿的直接依据，为了确保账簿记录的准确性，监督款项收付，及时提供准确、完整的会计信息，必须严格按照要求填制记账凭证，同时要有专人对已经填制的记账凭证严格审核。只有审核无误的记账凭证，才能作为记账的依据。记赚凭证的审核主要包括以下内容。
（1）审核记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的张数与记账凭证上填写的附件张数是否一致、是否合法；审核记账凭证所记录的经济业务与所附原始凭证所反映的经济业务是否相符，记账凭证上的金额与所附原始凭证上的金额是否相等。审核时，必须注意，没有附原始凭证的记账凭证无效（除特殊情况外），不能作为登记账簿的依据。
（2）审核记账凭证中确定的会计分录是否正确。主要审核使用的会计科目是否准确，会计科目之间的对应关系是否清晰；借方金额与贷方金额的计算是否准确无误，两者的合计数是否保持平衡；一级科目的金额与其所属明细科目的金额之和是否相符。
（3）审核记账凭证中的项目是否填列齐全，书写是否正确。如记账凭证中的日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等是否完整齐全，记录的文字是否工整、数字是否清晰，是否按规定使用蓝黑色墨水笔书写，是否按规定更正等。
（4）实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，也要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出来的机制记账凭证要加盖制单人员、稽核人员、记赚人员及会计机构负责人、会计主管人员的印章或者签字。在审核记账凭证的过程中，如果发现上面的记录有错误，应及时查明原因，并接照规定的更正错误的方法予以更正。
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