会议的要素
一般来说,会议的要素包括与会者、主持人、议题、名称、时间和地点这六个部分。
1.与会者
与会者是指参加会议的正式成员(不包括会场上的服务人员),是有权了解会情、提出意见、表明态度、作出决定的人(如公司股东)或能够提供信息、促进会议深化讨论的人(如重要嘉宾、群体代表等)。
2.主持人
主持人是指对会议的正常进行起着引导作用的人,其往往也是会议的组织者或召集者。主持人通常由有相当地位、威望的人或有经验、懂行的人担任。具体而言,主持人可以分为以下两种:①当然的主持人,即由商务组织的章程或者法律法规决定的主持人,如公司董事会的主持人为董事长等;②临时的主持人,即由与会者推选或协商产生的主持人,如多个商务组织开联席会议时,由这些组织选举或协商产生主持人。
3.议题
议题是指会议所要讨论的课题或所要解决的问题。议题通常由会议组织者指定或经调查研究后提出。
4.名称
会议应当有一个恰当、确切的名称。会议的名称应能够显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。
5. 时间
会议的时间通常具有以下三种含义:①会议召开的时间:②会议需要的时间:③每次会议的时间限度。
会议召开的时间通常由会议组织者根据工作需要(如进行总结的需要、安排计划的需要等)、与会者参与的可能性、天气等因素来确定。会议需要的时间可长可短,少则几分钟、几十分钟,多则几天、十几天,但一般都应尽可能地缩短。每次会议的时间限度一般不超过一小时,否则,应安排会间休息时间。
6.地点
地点是指会议召开的地区和会场的具体地址。会议地点的选择通常受经济、文化、交通、地区特征、环境、会场设施等因素的影响。
例如,受经济、文化、交通因素影响,国际性或全国性会议的地点通常远在北京、上海、广州等城市:受地区特征因素的影响,专业性会议的地点通常选在富有专业特征的地区(以便现场考察);受会场设施因素的影响,小型或经常性会议的地点通常选在会议室。