2020年专升本(会计学专业)第五章第三节学习课程:会计凭证的传递和保管

院校:安庆师范大学继续教育 发布时间:2020-02-07 14:55:58

    第五章  会计凭证

    第四节  会计凭证的传递和保管

    一、会计凭证的传递

    会计凭证的传递是指从经济业务发生或完成时取得或填制原始凭证开始,直到会计凭证归档保管为止,在本单位内部有关部门和人员之间,按照规定路线、时间和手续传递,进行处理、移交的程序。因为各种会计凭证所记录的经济业务内容不尽相同,所要办理经济业务的手续和所需的时间不同,在办理业务过程中涉及到的部门和人员也不同。为了使会计凭证能够在会计核算中更好地发挥作用,使经济业务得到及时处理,使有关业务部门和人员组织起来、分工协作,使会计核算能正常、有序地进行,有必要为会计凭证规定一个科学、合理的传递路线、传递时间和传递手续。为了组织好会计凭证的传递,在设计传递程序时,应注意以下三个方面。

   (一)会计凭证的传递时间

    会计凭证的传递时间,是指各种会计凭证在各个经办环节停留的时间。有关业务部门和经办人员应根据实际经济业务量和实际人员配备情况,客观地储计会计凭证在不同经办环节上停留的时间,尽量做到既要保证会计凭证及时传递,提高工作效率,又要做到不影响正常业务手续的完成。

   (二)会计凭证的传递手续

    会计凭证的传递手续,是指在会计凭证传递过程中的街接手线,应该做到版完会严密,又简便易行。会计凭证的收发、交接都应按一定的手续制度办理,以保证会计凭证的安全和完整。正确组织会计凭证的传递,对于及时处理和登记经济业务,明确经济责任,实行会计监督,具有重要作用。会计凭证传递的实质是在单位内部经营管理各部门之间、各环节之间起着协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度重要的组成部分,对及时处理和登记经济业务,加强会计监督,具有重要的意义。具体表现在以下两个方面。

    1.有利于完善经济责任制度

    经济业务的发生、完成及记录,是由若干责任人共同负责、分工完成的,会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证据,体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定,进一步完善经济责任制度,使各项业务的处理顺利进行。

    2.有利于及时进行会计记录

    从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔,通过会计凭证的传递,使会计部门尽早了解经济业务的发生和完成情况,并通过会计部门内部的凭证传递,及时记录经济业务,进行会计核算,实行会计监督。

   (三)会计凭证的传递路线

    各单位应根据经济业务的特点、机构设置、人员分工情况,以及经营管理上的需要,明确规定会计凭证的联次及流程。既要使会计凭证经过必要的环节进行审核和处理,又要避免会计凭证在不必要的环节停留,从而保证会计凭证沿着最简捷、最合理的路线传递。

    二、会计凭证的保管

    会计凭证是各项经济活动的历史记录,是重要的经济档案。为了便于随时查阅利用,各种会计凭证在办理好各项业务手续,并据以记账后,应由会计部门加以整理、归类,并送交档案部门妥善保管。

   (一)会计凭证的整理归类

    会计部门在记账以后,应定期(一般为每月)将会计凭证加以归类整理,即把记账凭证及其所附的原始凭证,按记账凭证的编号顺序进行整理,在确保记账凭证及其所附的原始凭证完整无缺后,将其折叠整齐,加上封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签,以防散失和任意拆装。在封面上要注明单位名称、凭证种类、所属年月、起讫日期、起讫号码、凭证张数等。会计主管或指定装订人员要在装订线封签处签名或盖章,然后人档保管。对于那些数量过多或各种随时需要查阅的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”。各种合同和重要的涉外文件等凭证,应另编目录,单独登记保管,并在有关记账凭证和原始凭证上注明。

   (二)会计凭证的造册归档

    每年的会计凭证都应由会计部门按照归档要求,负责整理立卷或装订成那。年的会计凭证,在会计年度终了后,可暂由会计部门保管1年;期满后,原则上计部门编造清册,移交本单位档案部门保管。档案部门接受的会计凭证,原则上。持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,应由会计部门和经办人员共闹索。理,以明确责任。会计凭证必须做到妥善保管、存放有序、查找方便,并要严防缓。丢失和泄密。

   (三)会计凭证的借阅

    会计凭证原则上不得借出,如有特殊需要,须报请批准,但不得拆散原卷宗,并应限期归还。需要查阅已入档的会计凭证时,必须办理借阅手续。其他单位因特殊原因需要使用原始凭证时,经本单位负责人批准,可以复制。但向外单位提供的原始凭证复印件,应在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。

   (四)会计凭证的销毁

    会计凭证的保管期限,一般为15年。保管期未满,任何人都不得随意销毁会计凭证。按规定销毁会计凭证时,必须开列清单,报经批准后,由档案部门和会计部门共同派员监销。在销毁会计凭证前,监督销毁人员应认真清点核对,对未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另立卷宗,由档案部门保管到结清债权债务时止。建设单位在工程建设期间的会计档案,不得销毁。会计凭证销毁后,经办人员在“销毁清册”上签名或盖章,注明“已销毁”字样和销毁日期;同时,将监销情况写成书面报告,一式两份,一份交给本单位负责人,一份人档备查。

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